Un événement réussi repose principalement sur une organisation minutieuse. Entre le choix des prestataires, l’envoi des invitations et l’élaboration du menu, comment tout gérer ? Voici quelques astuces pour vous aider.
Établir une liste préalable
Avant de vous lancer dans l’organisation proprement dite, établissez une liste de tout ce que vous devez faire. Afin d’avoir une liste cohérente, il est nécessaire de définir la nature de l’événement ainsi que son objectif s’il est effectué dans un cadre professionnel.
Tenez également compte du budget à votre disposition. Une fois la date arrêtée, établissez votre liste en fonction des priorités, à savoir :
. Définir le nombre de convives ;
. Choisir le lieu ;
. Choisir les prestataires en charge du repas, de la décoration, des photos, de l’animation, etc.
. Concocter un menu et participer à une dégustation pour vous assurer que les plats correspondent à vos attentes.
Utiliser un calendrier en ligne
Utiliser un calendrier en ligne comme very-utile.com vous permet de gérer votre emploi du temps et de programmer une date pour chaque tâche à effectuer. Sachez qu’un événement se prépare 3, voire 6 mois à l’avance, afin d’avoir le temps de vous occuper de tous les détails.
Le calendrier en ligne dispose également d’une fonction de rappel pour vous permettre de faire un suivi en temps réel. En effet, il serait dommage de rater votre rendez-vous avec le traiteur, car vous l’aurez oublié.
Faire un point avec les prestataires
Une fois que vous avez rencontré tous les prestataires et visité les lieux de réception potentiels, effectuez toutes les réservations. Cela évite les imprévus liés à l’indisponibilité. Une fois qu’elles sont effectuées, transmettez les informations nécessaires à la mise en place de l’événement. Il s’agit d’un brief renseignant sur vos besoins en matériel, en personnel, etc.
Faire connaître l’événement
S’il s’agit d’un événement familial, envoyer une invitation est le moyen le plus simple de prévenir vos invités. Cela fonctionne aussi dans le cadre professionnel. Toutefois, il est intéressant de prévoir des outils de communication. Pour un événement entre collègues au sein de l’entreprise, il suffit de recourir aux outils de partage comme les e-mails.
Si vous ciblez une audience pour participer à votre événement, prévoyez des affiches, des supports visuels à publier sur les réseaux sociaux, etc. Il existe d’ailleurs des outils faciles à utiliser permettant de réaliser des designs attractifs.